Como llevar control de gastos en una empresa: guía con Excel
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Key takeaways
- Organiza los gastos en categorías propias del sector (fitosanitarios, plantones, maquinaria, igualas) para ver el margen real de cada trabajo.
- Usa validación de datos y SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel para que el resumen mensual cuadre sin errores de transcripción.
- Asigna cada gasto a un cliente o zona verde con un criterio de reparto escrito para saber si cada iguala deja margen.
- Revisa los números 30 minutos el último día de cada mes y decide una sola acción concreta con fecha.
- Pasa de Excel a un software cuando copies datos de partes más de una vez por semana o no conozcas el margen hasta cerrar el trimestre.
Para llevar control de gastos en una empresa de jardinería, crea una planilla con categorías propias del sector (fitosanitarios, plantones, maquinaria, igualas), construye la plantilla Excel con fórmulas concretas, revisa los números cada mes y pasa a un software cuando el Excel te consuma más de dos horas semanales. Aquí tienes la plantilla descargable y un ejemplo resuelto de enero a junio.
¿Qué es el control de gastos e ingresos de una empresa y por qué empezar por los gastos?
Controlar gastos e ingresos significa registrar cada compra, cada factura cobrada y cada hora trabajada en un sitio único, para saber cada mes si ganas o pierdes dinero en cada trabajo. En una pyme de jardinería conviene empezar por los gastos porque son los que más escapan: plantones y fitosanitarios que se pagan sin apuntar, maquinaria que se repara y se olvida, horas de equipos que solo existen en un parte de papel. El margen de una iguala se decide ahí, no en la factura que envías.
Además, la ley te obliga a conservar facturas y registros contables: la AEAT exige a autónomos y sociedades mantener la documentación durante al menos cuatro años (obligaciones de conservación de facturas y registros). Con gastos ordenados puedes decidir subir una iguala, cambiar de proveedor de material o cuántos operarios asignar a zonas verdes. Cuando las horas de los partes de papel se vuelven imposibles de cuadrar, herramientas como Garden Crew registran el fichaje en 2 toques y lo muestran en un panel para el dueño.
¿Qué categorías de gastos debe incluir una planilla de control de gastos empresarial?
Una planilla de jardinería necesita categorías propias del oficio, no las genéricas de contabilidad. Estas son las que funcionan para una empresa de 2-10 trabajadores:
| Categoría | Ejemplos | Tipo |
|---|---|---|
| Fitosanitarios y semillas | Herbicidas, abonos, registro del Cuaderno Fitosanitario | Variable |
| Plantones y sustrato | Árboles, arbustos, tierra, mantillo | Variable |
| Maquinaria y mantenimiento | Cortacéspedes, desbrozadoras, afilado, repuestos | Fijo + variable |
| Combustible | Gasolina de máquinas y furgoneta | Variable |
| Subcontratas | Tala, poda de altura, retirada de restos | Variable |
| Seguros y gastos fijos | RC, local, autónomos, asesoría | Fijo |
| Nóminas y seguridad social | Salarios, autónomo del dueño | Fijo |
Categorías fijas vs variables
Los gastos fijos (seguros, nóminas, alquiler de nave) se pagan igual llueva o haga calor; los variables (fitosanitarios, plantones, combustible) suben y bajan con las igualas y los trabajos puntuales. La separación importa porque el punto de equilibrio depende solo de los fijos. Si tus variables superan el 60% del gasto total, cada cliente nuevo cambia mucho tu margen y conviene revisar precios de iguala con más frecuencia.
Asignar gasto por cliente, iguala o zona verde
Añade una columna "Cliente/Zona" en la planilla y anota ahí la comunidad, el hotel o el particular al que corresponde cada compra. Así sabes si la iguala de 300 EUR/mes de la urbanización con el césped enfermo te deja margen o te come plantones. Ten en cuenta que los gastos compartidos (combustible de la furgoneta, horas del encargado) habrá que repartirlos con un criterio simple, por ejemplo por horas de trabajo facturadas a cada cliente. Los criterios de reparto que uses deben quedar por escrito para que cualquier encargado los aplique igual.
¿Cómo se estructura una plantilla de control de gastos en Excel paso a paso?
Hoja 1: registro de gastos
Crea una hoja llamada "Registro" y en la fila 1 escribe las cabeceras: Fecha, Proveedor, Categoría, Zona/Cliente, Base, IVA, Total, Foto/Parte. En "Categoría" usa validación de datos (Datos → Validación de datos → Lista) con estos valores: Fitosanitarios, Plantones, Maquinaria, Combustible, Igualas (subcontratos), Otros. Así evitas que cada jardinero escriba "abono", "abonos" o "fert." y las fórmulas del resumen dejen de cuadrar.
En "Total" escribe =SI(Y(E2<>"";F2<>"");E2+F2;"") para que Base más IVA se calculen solas. Rellena una fila por cada factura o tique, el mismo día de la compra. Si el gasto va ligado a un parte de trabajo o a una incidencia con foto, anota la referencia en la última columna.
Hoja 2: resumen mensual con fórmulas
Crea una hoja "Resumen" con los meses en la fila 1 y las categorías en la columna A. En B2 escribe:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Registro!$E:$E;Registro!$A:$A;">="&FECHA(2025;FILA()-1;1);Registro!$A:$A;"<"&FECHA(2025;FILA();1);Registro!$C:$C;$A2) Esa fórmula suma la base de cada categoría dentro del mes. Para el total mensual, añade una fila con =SUMA(B2:B7). Con esto ya ves si los fitosanitarios se te están comiendo el margen de una iguala antes de cerrar el trimestre. Para informes rápidos, selecciona el Registro y aplica una tabla dinámica (Insertar → Tabla dinámica) con Categoría en filas y Base en valores. La documentación de Microsoft explica cada argumento de la función si algo no cuadra. Cuando los partes de papel y los grupos de WhatsApp dejan de bastar para saber qué gastó cada zona verde, un software como Garden Crew añade el fichaje y las fotos al control de gastos; en la sección 5 damos los criterios para decidir ese salto.
Descarga de la plantilla
Montar las dos hojas lleva menos de una hora. Si prefieres partir de un archivo listo, descarga la plantilla con las fórmulas y las categorías ya escritas y empieza a registrar los gastos de este mes.
¿Qué muestra un ejemplo de control de gastos de una empresa con números reales?
Los seis primeros meses, mes a mes
Empresa de 5 trabajadores, facturación mixta de igualas y trabajos puntuales. Enero: ingresos 6.200 € (4.500 € de igualas, 1.700 € puntual), gastos 5.100 € (nóminas 3.800 €, plantones y sustratos 600 €, maquinaria 400 €, gasoil 300 €). Margen: 1.100 €. Febrero y marzo siguen el patrón: márgenes de 900 € y 1.400 €, con fitosanitarios sumando 250 € al mes por los primeros tratamientos.
En abril llega el pico: 9.800 € de ingresos y margen de 2.900 €, pero los plantones se disparan a 1.400 €. Mayo cae a 7.100 € de ingresos con margen de 1.600 €. En junio, una avería del tractor compacto (reparación 1.200 €) deja el margen en 500 € pese a facturar 7.600 €.
Qué señales de alerta aparecen en los números
Tres señales saltan a la vista. Primera: el margen de junio cae por debajo de 10% de los ingresos por un gasto puntual; si tu fondo de reserva no cubre esa reparación, entras en tensión de caja. Segunda: los plantones de abril suben un 133% sobre la media; conviene revisar si el presupuesto por zona verde se está cumpliendo o si hay consumos sin pasar a la comunidad. Tercera: los fitosanitarios recurrentes de 250 € mensuales justifican revisar precios de igualas antes de la renovación.
Si quieres repetir este ejercicio con tus propios importes, la calculadora de Garden Crew aplica la misma estructura de categorías y margen mensual.
¿Cuándo conviene pasar de Excel a un software de control de gastos?
Criterios de decisión
Pasa de Excel cuando aparezca una de estas tres señales. Primera: copias horas y gastos de los partes de papel al Excel más de una vez por semana y ya te ha pasado pagar un plantón o fitosanitario dos veces por un error de transcripción. Segunda: el gasto en papel, llamadas y horas de encargado persiguiendo datos supera claramente el coste de una herramienta (con Garden Crew, el plan Starter cuesta 84 EUR al mes para 5 trabajadores con el dueño gratis). Tercera: no sabes el margen real de cada iguala hasta que cierras el trimestre, porque los gastos están en WhatsApp y las horas en papel.
Si solo gestionas 2 trabajadores y una zona, Excel bien montado sigue siendo suficiente y más barato.
Comparativa de opciones con sus límites
Excel es gratis y flexible, pero no ficha en obra ni guarda fotos de incidencias; depende de que alguien copie bien. Un software de jardinería como Garden Crew o GestGarden cubre fichaje, partes y gastos desde el móvil; su límite es el coste mensual y que dejas de controlar la plantilla tú mismo. SATB2C va más hacia coordinación con clientes, y como apuntan desde su software para jardinería, sin herramienta común es difícil conocer el estado real de cada trabajo; a cambio, puede ser más de lo que una empresa de 3 personas necesita. Taclia y Afer son adyacentes: cubren partes y horas de equipos de campo, pero no traen las categorías propias del sector (fitosanitarios, cuaderno de campo, igualas) de serie. Antes de contratar cualquiera de estas herramientas, revisa sus condiciones de pago y de datos: por ejemplo, los términos de uso de Garden Crew detallan qué incluye cada plan.
¿Qué errores comunes hacen que el control de gastos falle en pymes?
El primer error es mezclar gastos personales con los de la S.L.: si el mismo carnet paga fitosanitarios y la compra del sábado, la planilla deja de reflejar la empresa real. Separa desde el día uno una tarjeta exclusiva para la actividad.
El segundo es registrar todo a final de mes desde tickets de papel que ya se han perdido. Anota el gasto el mismo día, con foto del ticket si hace falta.
El tercero es no asignar cada gasto a un trabajo: sin esa referencia, no sabes si la iguala de una comunidad deja margen. El cuarto es depender de un grupo de WhatsApp como único canal: las incidencias y sus costes se diluyen entre mensajes, y el registro en papel acaba en caos a final de mes.
¿Cómo revisar y actuar sobre los datos del control de gastos cada mes?
Reserva 30 minutos el último día del mes y sigue siempre los mismos cinco pasos: cierra el Excel, compara cada categoría contra el presupuesto, revisa el margen de cada iguala, elige una sola acción concreta y anótala con fecha.
Primero, cierra el mes: pasa los gastos de plantones, fitosanitarios y maquinaria de las facturas y los partes al Excel, y comprueba que las horas cuadran con los fichajes. Segundo, compara lo gastado contra lo presupuestado en cada categoría y marca las desviaciones superiores al 10%.
Tercero, calcula el margen por iguala: horas reales del equipo más materiales frente a lo que cobra la comunidad o el hotel. Si una zona verde sale negra dos meses seguidos, tienes la conversación de subida de precio con datos, no con opiniones.
Cuarto, decide una acción: renegociar una iguala, cambiar de proveedor de plantones o revisar el plan de tratamientos. Una sola, con fecha.
La clave para que la rutina aguante es que los datos lleguen solos. Con Garden Crew, el fichaje en 2 toques desde el móvil da las horas reales y una incidencia con foto deja registro del gasto o el problema sin llamadas de aviso. Menos papeleo el día 30, decisiones más rápidas el día 1.
FAQ
¿Puedo usar la misma planilla para controlar gastos e ingresos juntos?
Sí, añade una tercera hoja llamada Ingresos con las mismas cabeceras de fecha, cliente e importe, y un resumen que reste gastos de ingresos por mes. Para una pyme pequeña basta con eso. La ventaja de mantenerlo todo en un archivo es ver el margen mensual sin cruzar documentos ni copiar datos a mano.
¿Cuánto tiempo lleva al mes mantener una planilla de gastos en Excel?
Si registras cada factura el mismo día de la compra, el mantenimiento son unos minutos diarios más la revisión de 30 minutos el último día del mes. El tiempo se dispara cuando acumulas tickets de semanas: pierdes una tarde entera descifrando papeles y aún así algún gasto se escapa o se anota dos veces.
¿Necesito un programa de contabilidad además de la planilla de gastos?
No para empezar. La planilla cubre la gestión operativa del día a día, mientras que la contabilidad oficial (libros, modelos fiscales) suele llevarla tu gestoría con las facturas ya ordenadas. Cuando el volumen crece, muchas gestorías aceptan un export del registro en Excel, así que la planilla sigue siendo la base.
¿Cómo reparto el gasto de gasoil o maquinaria entre varios clientes?
Usa un criterio simple y déjalo por escrito, por ejemplo las horas de trabajo facturadas a cada cliente. Si la furgoneta gastó 300 € y la comunidad A ocupó el 40% de las horas del mes, le asignas 120 €. Lo importante es aplicar siempre el mismo reparto para que los márgenes mensuales sean comparables.
¿Qué hago si los jardineros no me pasan los tickets hasta fin de mes?
Cambia el sistema para que el registro ocurra el mismo día: foto del ticket enviada por el operario nada más comprar, con referencia al cliente o zona. Si esperas al día 30, algún ticket se habrá perdido en el bolsillo del pantalón y tus números del mes quedarán incompletos sin poder reconstruirlos.